Términos de uso frecuente en las organizaciones

Hay algunos términos que se emplean con frecuencia en el ambiente empresarial al estar relacionados con aspectos fundamentales, tanto de las actividades como de las estructuras administrativas. Resulta imprescindible que los emprendedores y líderes manejen apropiadamente la definición de cada uno, su empleo correcto y la diferencia entre uno y otro.

Metas

Son los fines y propósitos de una acción, y expresan una intención. Pueden ser individuales o colectivos.

En una organización las metas:

• Determinan la dirección y posición futuras, por lo cual, rigen como principios
• Le dan sentido y razones para existir
• Establecen estándares que reflejan el rendimiento

Un ejemplo que ilustra las metas de una organización puede plantearse de la siguiente manera: “Ser la empresa líder en telefonía celular”.

Objetivos

Son enunciados específicos y programados que se establecen para alcanzar una meta. Los objetivos marcan el rumbo de la organización y sirven de motivación al equipo de trabajo.

Los objetivos sirven para:

• Orientar esfuerzos conjuntos
• Establecer prioridades
• Medir o evaluar resultados
• Definir la necesidad de recursos
• Generar sinergia
• Estimular la participación

Continuando con el ejemplo anterior, se puede decir que los objetivos que deben establecerse para alcanzar la meta de ser "la empresa líder en telefonía celular", son los siguientes:

Generales

• Aumentar las ventas
• Lograr el reconocimiento de los consumidores
• Aumentar los activos
• Diversificar el mercado

Específicos

• Aumentar mensualmente un 20% en las ventas
• Diseñar una imagen corporativa impactante
• Iniciar una campaña agresiva para dar a conocer la imagen
• Producir un 13% de rendimiento anual sobre la inversión
• Duplicar la producción para el próximo trimestre

Estrategias

Son las pautas fundamentales que orientan el proceso puesto en marcha para alcanzar los objetivos. Se distinguen tres tipos de estrategias: a corto, mediano y largo plazo.
Ejemplo: para cumplir con el objetivo de ser "Líder en telefonía celular”, podrían emplearse algunas de las siguientes estrategias:

• Desarrollo y ampliación del mercado (ataque frontal)
• Desarrollo y mejora del producto
• Aumento de la competitividad
• Implementación de una campaña publicitaria masiva
• Adquisición de maquinaria y equipos

Tácticas

Son las acciones específicas que conlleva la aplicación de una estrategia, y se formulan con carácter de reglas, esquemas o procedimientos:

En el ejemplo citado anteriormente, se requiere de:

• Presupuesto de inversión anual
• Contratación de personal
• Fijación de precios
• Diseño de nuevos modelos
• Capacitación del personal de ventas en técnicas marketing

Productividad

Es la relación que se establece en términos de eficiencia entre, la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de productos obtenidos. Para determinar el nivel de productividad de una organización, se emplean instrumentos llamados indicadores de gestión, que señalan de forma cuantitativa, el comportamiento de un área o un proceso.

Para formular un indicador de gestión, se deben incluir los siguientes elementos:

• Objetivos
• Definición
• Responsables
• Puntos de lectura
• Períodos
• Procesamiento
• Toma de decisiones

Eficacia

Es la medida de los esfuerzos que deben emplearse para alcanzar las metas y objetivos planteados. Para establecer esta medida, se considera el uso de los recursos, tiempo empleado, calidad y costos. Será eficaz el equipo que optimice el empleo de todos estos recursos y obtenga excelentes resultados.

Eficiencia

Mide los resultados obtenidos tomando en cuenta los objetivos planteados. Se habla de un buen nivel de eficacia cuando se cumplen las etapas necesarias de manera organizada, en base a prioridades.

Para concluir, en la consecución de la meta “ser la empresa líder en telefonía celular”, se fijaron los objetivos, se diseñaron las estrategias y se aplicaron las tácticas necesarias. En un año la empresa logró posicionarse como líder en telefonía celular, pero se excedió en los costos y la utilización de los recursos.

Por lo tanto, la gestión fue eficaz porque obtuvo los resultados esperados, pero fue ineficiente porque generó gastos adicionales y malversó los recursos disponibles.