Análisis de costos y método DAFO

Un nuevo proyecto, es un desafío y para llevarlo a cabo con éxito, es preciso realizar una serie de acciones previas. Muchos proyectos fallan nada más comenzar o no llegan a superar lo que en términos empresariales se conoce como “la barrera psicológica de los cinco años”. Es importante destacar que, muchos de estos fracasos cumplen patrones estándar y pueden evitarse, algunos de ellos se producen por factores coincidentes.

Los factores

En ocasiones, la falta de conocimientos es la clave. Antes de poner en marcha cualquier proyecto empresarial se deben llevar a cabo algunos estudios que analicen la demanda del bien o servicio que la empresa va a ofrecer, así como contar con un equipo cualificado en temas de administración empresarial.

La falta de liquidez es una de las causas más habituales del fracaso en un negocio ya que supone una gran dificultad para generar rentabilidad y ésta se traduce en una limitación que, en ocasiones, impide la puesta en marcha o continuidad del proyecto.

Si bien la pasión es importante, para iniciar un proyecto propio se deben tomar decisiones estratégicas, basadas en análisis y estudios y dejando a un lado la “pasión” inherente a todo emprendedor.

Las claves del éxito

Lo mejor que se puede hacer si está pensando iniciar una actividad propia es educarse, establecer un plan de formación autodidacta que, paso a paso, le vaya aportando los conocimientos necesarios para llevar a cabo el emprendimiento. Infórmese, realice estudios de mercado relativos a la actividad elegida, lea estadísticas, prensa especializada e informes de negocios. Busque socios que le ayuden a iniciar y, posteriormente, administrar el negocio.

Control de costos

Una vez iniciado el proyecto, pasamos a la fase de gestión del negocio. En esta fase, uno de los conceptos más importantes es el control de los costos.

En el largo plazo, los costos harán que la empresa tenga mayor rentabilidad y, por lo tanto, mejor desempeño en el mercado. Para analizarlos, es importante centrarse en la clasificación primaria:

• Costos Fijos: Aquellos que tiene una empresa tenga actividad o no, solo por existir
• Costos Variables: Los que se producen por el desarrollo de la actividad, se entiende por costos variables los que se producen a medida que se desarrolla el negocio. Los costos fijos descienden a medida que la producción aumenta

Materias primas, mano de obra y carga fabril

Dentro de los costos, nos encontramos con una clasificación más detallada en la que conceptos como materias primas y mano de obra nos hablan de los productos que necesitamos para generar nuestra producción final y los costes de personal en los que habrá que incurrir para llevar a cabo la producción. El último de los conceptos relacionados con los costos de una empresa es la carga fabril, que hace referencia a los desembolsos que se deben realizar y que no pertenecen a la clasificación anterior.

Competitividad y acciones

Dentro de las acciones que la empresa puede llevar a cabo para disminuir sus costos se encuentra la reducción del precio de sus productos. Esta acción sólo se debe llevar a cabo cuando se ha comprobado que no quedan más alternativas ya que lleva implícita una pérdida de rentabilidad. Lo ideal es que el aumento de la rentabilidad sea quien se encargue de la reducción de costos.

Tecnología y Dafo, claves en la reducción de costos

Uno de los factores que más inciden en la reducción de costos es el uso de la tecnología y el establecimiento de un análisis DAFO. Este último, hace referencia a los conceptos: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Tomando estos conceptos como punto de referencia se puede elaborar un diagnóstico de la situación real en la que se encuentra la empresa.

La empresa debe considerar que las amenazas y las oportunidades son externas y se dan en los sectores en los que la empresa está en competencia. El análisis se debe centrar en la forma de minimizar el impacto de las amenazas y aprovechar al máximo las oportunidades. La adaptación y la flexibilidad son claves para equilibrar estos dos conceptos.

En cuanto a las fortalezas y las debilidades, son factores internos y se debe tener en cuenta para su estudio conceptos como, recursos propios, capacidades, producción, financiación, gestión, marketing, etc.

Las claves del análisis

Lo primero que se debe hacer es establecer preguntas para cada factor a analizar.

• Amenazas: ¿Cuáles son los problemas a los que se enfrenta el negocio? O ¿Qué hace la competencia?, son algunas de las preguntas a realizar para este apartado
• Debilidades: Factores que reducen la producción, debilidades inherentes a la actividad, costos elevados, etc.
• Fortalezas: ¿qué nos distingue de la competencia? ¿Cómo podemos optimizar los recursos de la empresa? ¿Qué valoran los clientes?
• Oportunidades: A través de la formación, la información y los estudios de mercado, es fácilmente deducible, cuales son las oportunidades a corto, medio o largo plazo a las que se enfrentará nuestro negocio, qué cambios tecnológicos podemos realizar para optimizar la producción, si tenemos acceso a subvenciones o ayudas estatales en fomento de la empresa, etc.

Una vez realizado el análisis y diagnóstico se puede llevar a cabo un plan de negocio que incluya objetivos realistas en un horizonte temporal corto, medio y largo, en función de los objetivos planteados.

La idea es minimizar el impacto de lo que se consideran amenazas, debilidades y costos, para maximizar las oportunidades, fortalezas y rentabilidad. Mejorar el entorno competitivo y hacer una realidad de lo que un día fue un sueño.