La redacción administrativa
El objetivo principal de la redacción administrativa es la comunicación que se da entre entidades estatales y/o personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntos específicos relacionados al trabajo dentro de un ordenamiento legal.
Los planteamientos que a continuación se presentan tienen un amplio alcance, pudiéndose aplicar en cualquier dependencia, pública o privada.
La redacción administrativa está compuesta de tres categorías:
La correspondencia
Comprende todos los documentos elaborados con carácter oficial que son usados en el proceso de comunicación entre diferentes autoridades y entre las autoridades con particulares.
Publicaciones
Se refiere a los documentos autorizados que contiene información indispensable para facilitar el cumplimiento de las funciones de las organizaciones.
Formatos
Los formatos son documentos impresos de uso general autorizados en algunas dependencias, que tienen como objetivo facilitar la presentación de la información en forma organizada, ordenar y acelerar el trámite administrativo así como agilizar la redacción. El tipo de formatos a ser utilizados dependerá de la institución, siendo por lo general los formatos de espacios en blanco los que gozan de mayor demanda ya que permiten el llenado de la información.
La comunicación escrita
La redacción administrativa, como parte del proceso de comunicación, es también un proceso que se caracteriza por estar sujeta a un formulismo pre establecido en el que intervienen una fuente o emisor también llamado comunicador, y un destinatario o receptor, también llamado comunicado.
El objetivo de la comunicación escrita es la de informar y permitir que las partes intervinientes puedan entender lo que una o ambas buscan expresar.
Características de la redacción administrativa
Unidad
Cada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se busca abordar dos o más temas o asuntos que no estén relacionados, se debe hacer un documento por separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades de comunicación existente.
Coherencia
Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicación escrita deberán mantener un orden lógico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relación entre si. La existencia de incoherencias hará que el proceso de comunicación se torne difícil para una de las partes, principalmente el destinatario o comunicado.
Objetividad
El motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el “Asunto” del comunicado como documento.
Claridad
El documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil lectura y entendimiento, permitiendo al comunicador transmitir íntegramente el motivo principal.
Precisión
Lo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse en forma tal que evite la generación de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de la terminología, ortografía y redacción es indispensable.
Concisión
El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que permitan expresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de metáforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre otras, que fomenten la creación de contenido escrito innecesario.
Vocabulario
El uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso de comunicación, con la finalidad de mantener un vocabulario homogéneo que el destinatario pueda entender con claridad. En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es recomendable utilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que queremos. Sin embargo, en algunas circunstancias, el uso de vocabulario de lenguas extrajeras es aceptado, sobre todo si se refiere a terminología especializada sobre temas que tanto el comunicador como el comunicado conocen.