Crear una agenda programática efectiva

Crear una agenda es bueno porque nos permite anticiparnos a eventos tales como reuniones, conocer cuáles son las prioridades de antemano y evita lleguemos atrasados y generemos una mala impresión. Con todo, es recomendable tener en cuenta a la hora de hacer la agenda que hay que debemos sumar entre un 10% ó 20% al tiempo que “pensamos” necesitamos para hacer las cosas.

Generalmente la capacidad de “organización” no está bien considerada o valorada, aunque es uno de los cumplidos que más se hace en el trabajo cuando se consigue sacar adelante los proyectos de forma comprometida. Esta habilidad se asocia a ciertas características tales como responsabilidad y confiabilidad, las que sirven durante toda la carrera profesional que cada quien emprenda durante su vida.

1 Preparar y clarificar los objetivos

Lo primero que se recomienda hacer es considerar los objetivos que se desean cubrir (eventos o reuniones) de antemano, agregando una nota del punto al que queremos llegar y las preguntas que debemos resolver. Si nos planificamos de esta forma, notaremos cómo en realidad ahorramos una cantidad de tiempo importante gracias a la agenda, pues en la reunión sabemos a lo que vamos y qué queremos.

2 Siempre se debe ser puntual

Uno de los aspectos en los que toda persona debe trabajar es en el de ser “puntual”, ya que forma parte de la reputación de toda persona y se valora bastante. Ser puntual no es un cumplido que se obtenga por llegar a la hora una vez, sino que forma parte de la filosofía de vida y trabajo de las personas, por lo que precede a la adhesión y dedicación que cada uno tiene para con lo que hace.

Hay que tomar en cuenta que esto no quiere decir “siempre estar a tiempo en todo”, sino más bien se relaciona con la capacidad de gestión que cada quien tenga, pues las agendas abultadas son una realidad, por lo que se valora la atención y tiempo que se brinde a cada cosa (más que la cantidad).

3 Ser realista

En la agenda, como pasa en la vida, el tiempo es uno de los factores decisivos, por ello se debe hacer una evaluación realista de la capacidad de modificación que resiste nuestra agenda ya creada y del tiempo que necesitamos para superar cada objetivo apuntado. Para no andar corriendo siempre de un lugar a otro, lo mejor es sumar un 10% ó 20% al tiempo que estimamos nos toma cada cosa, de esa forma podemos anticiparnos a los típicos “imprevistos”.

4 Enviar confirmaciones

Acostumbrarse a enviar confirmaciones de las citas o actividades previamente organizadas añade un poco de “control” a la agenda que se desarrolla cada día, además de transmitir seguridad a la contraparte que también tenía en cuenta esta cita.

Una buena forma de llevar a cabo este consejo es enviando un email el día anterior a la reunión o evento, donde se confirme la asistencia, por ejemplo. También esta técnica sirve para re-acomodar algún evento que por problemas ajenos a nuestro control, no se puedan llevar a cabo.