Como salvar un día improductivo en 25 minutos
¿Cuántas veces ha tenido un día laboral en el que a mediadas horas de la tarde se daba cuenta que realmente no había hecho nada de lo planeado?
Aparentemente esta situación se daría muy a menudo, según indica un estudio sobre la vida laboral cotidiana conducido por la pareja de esposos Teresa Amabile y Steven Kramer (*), cuyo aporte sobre las causas de la improductividad y cómo lidiar con ella fue publicado recientemente en el Wall Street Journal.
Amabile y Kramer indican que no solo los días improductivos afectan el éxito de nuestros proyectos, equipos y organizaciones; sino que también pueden poner en riesgo nuestro propio bienestar. Adicionalmente, descubrieron que nada hace a las personas sentirse más felices y más comprometidas en su trabajo que lograr progresos significativos en temas que realmente les importe, algo que denominaron “el principio del progreso”.
Sin embargo, este principio tendría un aspecto negativo bastante serio a considerar, que es el que la gente sienta que nada es peor que estar estancada en su trabajo. Dicho efecto negativo sería mucho más fuerte que el efecto que se tiene al lograr progresos significativos.
Pero, ¿Cuáles serían las causas de un día improductivo?
A menudo la causa de un día improductivo es la fragmentación que se da al tratar de lidiar con diversas tareas que demandan planificación adelantada del tiempo, pero que muchas veces son inesperadas.
¿Qué hacer entonces cuando se ha trabajado todo el día como loco y se tiene la sensación de que no se ha sido productivo?
La respuesta la tienen los expertos en gestión de vida y trabajo, Tony Schwartz, David Allen, y otros quienes han desarrollado técnicas útiles para la creación de rutinas que nos permitan ser más productivos con nuestro tiempo.
Crear un oasis de tiempo
(20 minutos)
De ser posible, mueva algo fuera de su cronograma para el resto del día, destinando esos preciados 20 minutos a enfocarse, de forma ininterrumpida, a ese proyecto de importancia. Asignar más tiempo es aún mejor si se puede, sin embargo, 20 minutos puede hacer la diferencia.
De ser necesario, deje una reunión de poca importancia 20 minutos más temprano, o quédese en la oficina 20 minutos más tarde. ¿Usted usaría este tipo de tácticas en caso de tener una llamada de negocios urgente, cierto? Igualmente vital es terminar el trabajo más importante. Para ello se recomienda apagar el teléfono, email e incluso desconectarse de las cuentas de Facebook y Twitter, muy usadas en entornos laborales estos días. También ubique una habitación, sala de conferencia o cubículo que no esté ocupado donde nadie lo pueda encontrar.
Anotar el progreso del día
(2 minutos)
Es natural enfocarse en lo que no se pudo terminar en el día y las tareas que quedan pendientes, sin embargo, para obtener el aliciente de felicidad y compromiso, usted debe pasar un minuto haciendo un balance de lo que si hizo. Incluso si solo señaló los siguientes pasos a seguir en ese proyecto creativo, tome nota. Y si no fue posible crear ese oasis de tiempo de 20 minutos, entonces haga una nota de las cosas que logró durante el día por muy pequeñas que sean. Tal vez no fue el trabajo que usted planeó originalmente, tal vez ayudó a resolver los problemas de alguien más, pero si usted hizo algo útil, eso realmente es un progreso significativo que merece ser anotado.
Establecer los avances para mañana
(3 minutos)
Use un truco en el que escritores como Ernest Hemingway y otros han confiado: váyase en la mitad de lo que esté haciendo. Cuando tiene que parar el trabajo del día de su proyecto más importante, termine en una mitad de párrafo, mitad de una oración, a mediados de una rutina, lo que sea; en tanto que tenga un buen sentido de cómo terminar ese párrafo. De esta forma, usted será capaz de regresar a la misma tarea el día siguiente, aun si todo lo que tiene el día siguiente es un oasis de 20 minutos.
(*) Teresa Amabile y Steven Kramer son coautores de "The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work" (Harvard Business Review Press, 2011).