Importancia de la comunicación en las organizaciones

Para compartir y hacer comunes ideas y situaciones, los seres humanos se valen de la comunicación, término cuyo significado remite al proceso verbal, escrito, visual o gestual, a través del cual se transmiten pensamientos y emociones. En las organizaciones, este proceso constituye la base o médula, y representa la herramienta más eficaz para alcanzar las metas establecidas, ya que empleada correctamente, la comunicación estimula la participación y favorece la unificación de criterios con miras a un bien común.

Tareas tan sencillas como establecer propósitos, mantener la retroalimentación y aplicar
correctivos, pasan por abrir canales efectivos de comunicación. La mejor y más brillante de las ideas, no significa absolutamente nada, si no se transmite y promociona.

En ese sentido, el proceso comunicacional persigue tres objetivos generales:

• Plantear y resolver los problemas
• Motivar la acción
• Influir sobre las opiniones

La comunicación es el punto de partida para impulsar la misión y visión de la organización, a través de la integración de planes, acciones y promoción de la información y de la imagen. Para tal fin, es necesario considerar algunos elementos de relevancia, que garanticen la correcta fluidez de los mensajes.

• Líderes y directivos comprometidos con la filosofía de la organización y con la tarea de lograr el mismo nivel de compromiso por parte de los demás integrantes del equipo
• Coherencia entre los planteamientos y las acciones
• Fomento del diálogo directo
• Información permanente y actualizada accesible a todo el personal
• Confianza para hacer y recibir planteamientos, ideas y sugerencias
• Canales abiertos que faciliten el ejercicio de todos los puntos anteriores

Como se desprende de los elementos citados, la buena comunicación en una empresa u organización, facilita la integración de sus miembros y genera un ambiente positivo para las relaciones, que sin duda se refleja de manera directa en el plano económico.

Por el contrario, el resultado de una comunicación deficiente, puede generar:

• Bajo rendimiento individual y grupal
• Relaciones conflictivas
• Desconocimiento del rumbo y las directrices de la organización
• Pérdidas económicas
• Fracaso de una gestión

Distorsiones de la comunicación

Existen una serie de mecanismos que pueden interferir de manera negativa en las dinámicas de comunicación grupales, al momento de dar o recibir información, por lo cual resulta de mucha utilidad identificarlos y poder contrarrestar sus efectos. Los siguientes son los más comunes:

Filtros
Son formas sutiles de manipulación del mensaje para que sea recibido según las necesidades y/o deseos del emisor. Una tarea puede ser comunicada de manera parcial, o con exceso de detalles, para que sea rechazada o asumida sin objeciones. Intereses particulares o inferencias en cuanto a la importancia de la información, son las principales motivaciones para crear un filtro. Mientras más niveles de jerarquía existen en una organización, más frecuente es esta distorsión.

Barreras de defensa
Se da cuando las personas interpretan un mensaje como amenaza y reaccionan estableciendo barreras que automáticamente impiden o dificultan el entendimiento. Esta conducta puede explicarse, si previamente se han recibido juicios de valor, cuestionamientos, o falta de respuesta a los planteamientos. Estas distorsiones pueden evitarse con un manejo apropiado de las múltiples herramientas que ofrece la comunicación.

Lenguaje
Como todo sistema de códigos, el lenguaje puede facilitar o dificultar que dos o más personas se comuniquen de manera efectiva. Las palabras no sólo tienen significado, también poseen connotaciones según factores como la edad, la educación y la procedencia. En organizaciones internacionales, el lenguaje local puede ser un impedimento entre compañeros, así como lo son las diferencias de jerarquías. Todo ello solo crea interferencias en la transmisión de la información.

Medios electrónicos
Son innumerables las ventajas que en materia de comunicación ofrecen los medios electrónicos. Sin embargo, los mismos pueden constituir también una distorsión a la hora de comunicarse de manera efectiva, y un claro ejemplo de ello es el correo electrónico, que elimina por completo los componentes no verbales tan importantes en este proceso (gestos y posturas corporales), y limita la expresión de emociones a través de la entonación de la voz.

Estos elementos en apariencia insignificantes, conforman un conjunto de códigos que tienen el poder de comunicar mensajes de manera clara y directa. Cuando se quieren ocultar algunas emociones o reacciones, el correo funciona a la perfección, a manera de camuflaje, lo que es una distorsión. Pero nada puede compararse al poder que tiene un apretón de manos, una mirada o un gesto, a la hora de expresar solidaridad, admiración, respeto y confianza entre los seres humanos.

Beneficios colectivos

El liderazgo que aspira a mejorar la comunicación en la organización, puede emprender acciones sencillas pero efectivas para lograrlo, comenzando por optimizar sus propios mensajes, asegurándose de saber con exactitud qué es lo que se desea comunicar. Luego se aplicarán unas reglas básicas:

• Verificar la recepción de los mensajes: para asegurarse de que los receptores recibieron e interpretaron el mensaje correctamente
• Garantizar la retroalimentación: es decir, que la comunicación sea efectivamente bilateral, abriendo canales entre los emisores (gerentes) y los receptores (empleados). Las organizaciones actualizadas en esta materia, establecen mecanismos para garantizar que esta dinámica se ejecute, pues entienden que la retroalimentación es fundamental para unificar criterios
• Partir de la empatía a la hora de comunicarse: ello implica la habilidad de ponerse en el lugar del receptor y su posible interpretación del mensaje. Esta habilidad pasa por conectarse con la otra persona, afianzando las cosas comunes antes que las diferencias. La empatía es una herramienta poderosa de la comunicación.
• Saber escuchar: la escucha no se limita al estricto sentido práctico, debe hacerse con una verdadera intención de entendimiento, demostrando atención e interés, absteniéndose de emitir juicios, de manera que la persona pueda expresarse con tranquilidad. Una vez cumplida esta fase, esa misma persona estará abierta y receptiva a las opiniones y sugerencias, porque sentirá que ha sido “escuchada”
• Lograr la credibilidad de la fuente emisora: esta cualidad genera confianza y por ende, reduce posibles resistencias y críticas, y estimula la cooperación
• Contexto: se refiere al momento y las circunstancias adecuadas para transmitir un mensaje. La enorme cantidad de información que circula constantemente, hace que muchos tópicos importantes se pierdan o diluyan. La recepción de un mensaje es mucho más efectiva cuando no existen interferencias. Cuando una organización debe implementar cambios importantes o explicar nuevas políticas, apela a convenciones, retiros o talleres, es decir, espacios que garanticen la correcta recepción de la información. De no ser posible reunirse físicamente, una comunicación escrita de manera llamativa e innovadora, partiendo de la empatía, puede captar la atención deseada y lograr los mismos efectos.

Reglas Claras

Dado que para cualquier organización es de vital importancia mantener una permanente y efectiva comunicación en todos y cada uno de sus ámbitos de acción, vale la pena que los líderes conozcan y pongan en práctica aquellos recursos y estrategias que los ayuden a lograr este propósito, asumiendo plenamente la necesidad de comunicarse asertivamente, buscando asesoría especializada, implementando programas y directrices orientadas a ello, e incorporando la comunicación como un valor social agregado al patrimonio organizacional.