Consejos para elaborar un email dirigido a un cliente

La comunicación es definida de manera muy sencilla por la Real Academia Española, como la acción y efecto de intercambiar información. La comunicación maneja información con un objetivo o intención propio del emisor, y luego es interpretada por un receptor, generando una acción o reacción. Si el objetivo del emisor se alcanza, podemos decir que la comunicación fue efectiva.

Comunicación interna y externa

En el caso de la compañías, la comunicación interna existe con el próposito de mantener la organización de la empresa en perfecto funcionamiento cual si se tratara de una maquinaria, ella debe crear una estructura eficaz, una visión, misión, planes, y objetivos ciertamente claros y orientados a su evolución.

Pero la empresa también necesita de otra cara y es la comunicación externa, aquella que informa acerca de una imagen, un estatus, cierta calidad de servicios y atención, y por supuesto, aquella que debe contar con la capacidad de mantener y hacer crecer la cartera de clientes.

Toda empresa debe cuidar cada mensaje que envía al exterior: las publicidades, comunicados de prensa, newsletters, declaraciones, productos que elabora, servicios que brinda, etc. No menos importante que lo anterior es la elaboración de comunicaciones escritas simples como es el caso de un email, que tenga por objetivo comunicar determinada información a los clientes potenciales o fidelizados.
En esta tarea también interviene la tecnología, la cual nos aporta herramientas interesantes para posibilitar el éxito de las comunicaciones.

Veamos entonces algunos consejos a tener en cuenta a la hora de elaborar un email dirigido a un cliente:

• El correo es una herramienta de marketing: el correo electrónico es una muy poderosa herramienta que permite ponerse en contacto con clientes, ofrecer productos, dar a conocer la ista de servicios, los trabajos hechos, enviar presupuestos y demás. Se puede conseguir clientes por medio del uso del correo electrónico y también se los puede perder. La clave está en usar esta herramienta de manera consciente, y aprovecharla en su justa medida
• Elaborar los escritos electrónicos con cuidado: por más que la escritura de un email sea más breve que la de una carta, no hay que descuidar los detalles en esta comunicación. Se recomienda cuidar las formas, no excederse en informalidades, corregir la ortografía y gramática del texto, la coherencia, la claridad de lo que se quiere decir. Si no se cuidan todos estos detalles, el cliente puede pensar que hay cierta falta de cultura en la compañía y eso nunca es bueno
• Los mensajes breves y concisos comunican mejor: es necesario concentrarse y pensar que no se está intentando establecer una relación de amistad en la que las dos partes se relatan largas anécdotas de su vida, sino que se trata de negocios y la idea es cumplir determinados objetivos para crecer. Entonces, los mensajes deben ser breves, claros y concisos, en pocas palabras deben decir lo necesario y por supuesto, de una manera atractiva
• Asegurarse de estar protegido contra virus: pasando al plano de la seguridad y tecnología, vale estar protegido para no convertir una campaña de email marketing en la distribución masiva e indiscriminada de virus. Se recomienda buscar un buen antivirus que evite los virus que suelen transportarse en los correos electrónicos