Consejos para organizarse mejor

El tiempo es uno de los factores que aquejan a todo el mundo por igual, y en este sentido es preciso que quienes se dedican a trabajar diariamente sepan corren con las mismas garantías que el resto en cuanto a las horas disponibles en un día. Para evitar problemas de “falta de tiempo” lo mejor es planificar las tareas que deben hacerse, ya que sólo así se evitará andar apurado y desperdiciarlo en cosas que no valen la pena o se podían haber hecho en otro momento.

Hay dos cosas que deben identificarse antes de hacer cualquier planteamiento, la primera de ellas es la “urgencia” con la que deben hacerse las cosas, y la segunda es la “prioridad” que cada una de las cosas pendientes posea. Un método infalible para resultar eficiente en las cosas que se emprenden y que permite evitar los eternos pendientes en la agenda, es la planificación anticipada de revisiones generales de lo que se está haciendo.

Cuando una persona no alcanza a hacer lo que tiene encomendado, hay varias posibles respuestas, una de ellas es que tiene más obligaciones de las que realmente puede cumplir, otra es que tiene demasiadas cosas en paralelo por hacer que no le permiten acabar bien ninguna de la tareas asignadas o quizá que no administra bien su tiempo. Si la respuesta es la última opción, la buena noticia es que hay forma de superar este problema de manera sencilla y efectiva.

Quienes deseen sacar mejor provecho a las horas del día que destinan a trabajar, pueden seguir los siguientes consejos:

Dejar las cosas innecesarias

Es tan fácil de decir, pero es tan común este problema en quienes trabajan diariamente que rogamos no se tome a la ligera este consejo. La pérdida de tiempo es habitual en toda clase de trabajo, y es que no se trata de no hacer nada productivo, sino que muchas veces las personas se dedican a revisar cosas en horarios de trabajo que podrían hacerse en otros horarios, permitiendo así que las metas y obligaciones que deben cumplirse no se alcancen.

Cada vez que se vaya a desarrollar una actividad, y no se cuente con un planteamiento anticipado, deberá evaluarse si es o no realmente necesario hacerlo, en caso de no ser necesario se debe postergar en función de la categorización que hemos recomendado anteriormente en el artículo (urgencia y prioridad).

Quienes trabajen en oficina sabrán del dicho “gajes del oficio”, y es que hay innumerables cosas a las que hacer frente que lamentablemente no pueden ser postergadas aún cuando son completamente innecesarias. Es probable que nos encontremos frente a actividades que son urgentes, pero innecesarias y en ese caso la única forma de evitar perder el tiempo es planificando con anticipación, de otra manera será un impostergable que asumir.

Saber delegar

Para muchos el concepto de delegar es fácil y conveniente, el problema está que la mayoría de quienes piensan esto están en un rotundo error y habitualmente cuando delegan obtienen resultados mediocres. Cualquier persona que sepa un poco de administración sabrá el valor que tiene el saber delegar, sin embargo, también deberá saber que hay dos problemas asociados a esta conducta, cuales son: contar con el equipo adecuado y saber cómo delegar cada uno de los trabajos pendientes.

Si tenemos seis tareas que realizar en un día, es posible que tres de ellas sean delegables a cualquiera de los miembros del equipo, pero habrá otras que necesiten de cierto conocimiento específico que no podrán recaer sobre cualquiera y por ende necesitarán de un trabajador especial. Finalmente, dos de las tareas pendientes tienen que ser realizadas por uno mismo pues en la delegación se corre más riesgo de los necesarios en pos de un obtener un resultado excelente.

Analizar antes de actuar

Este punto es fundamental, pero lo trataremos con mayor profundidad en un artículo específico. Cuando hablamos de analizar antes de actuar, nos referimos a dedicar un tiempo considerable a ver cuál es la mejor de las formas para hacer las cosas, pues muchas veces la acción no lo es todo y se comenten más errores de los que debería cometer un trabajador diligente y previsor.

Un dicho histórico muy interesante lo encontramos en Abraham Lincoln, quien dijo: “Si dispusiera de ocho horas para cortar un árbol, emplearía seis en afilar el hacha”.

No perder el tiempo ni hacerlo perder a otros

Esto es uno de los puntos que debe ser analizado dentro de un equipo de trabajo, ya que las típicas reuniones improvisadas son las que terminan quitando tiempo valioso de trabajo a quienes se dedican a desarrollar labores específicas.

Trabajar en la planeación de una reunión de forma anticipada, sirve para evitar perder tiempo en cosas que no vale la pena revisar o pueden ser resueltas en un simple correo electrónico, pero no ameritan la suspensión de funciones para reunirse.

Hay que recordar que al desarrollar una reunión, no se trata de crear un debate eterno, sino que muy por el contrario definir posiciones, escuchar opiniones y tomar una resolución respecto de temas en el mismo momento o posteriormente conforme los datos recolectados.

La puntualidad es lo último que vamos a especificar en este sentido, ya que es una muestra del respeto que se tiene por la labor desarrollada por el resto, además de otorgarle importancia a la reunión misma.